Как выбрать и проверить контрагента?

Как выбрать и проверить контрагента?

Контрагентом называют физическое или юридическое лицо, выступающее в роли одной из сторон при заключении сделки. Контрагентами могут быть частные лица, учреждения и организации, с которыми компания вступает в торговые, гражданско-правовые, финансовые или любые иные отношения. Таким термином называют поставщиков, подрядчиков и даже покупателей.

Контакт с контрагентами — неотъемлемая часть работы для любого торгового или производственного предприятия, которая находит свое отражение в бухгалтерской отчетности. А в частности, на каждого контрагента бухгалтер фирмы должен оформить отдельный пакет документов, в котором отражены все финансовые детали взаимодействия:

  • При заключении договоров с поставщиками расчеты могут осуществляться в кредит или на иных оговоренных условиях. Бухгалтеру необходимо оформить платежные поручения, векселя, аккредитивы, чеки и другие документы, отражающие финансовую сторону сотрудничества с контрагентом.
  • При сотрудничестве компании с подрядчиком, расчеты, как правило, ведутся согласно ведомостям, которые закрываются после выплаты всей требующейся суммы. Бухгалтером отражается информация, связанная с оплатой средств.
  • Когда в качестве контрагента выступает клиент, бухгалтер компании ведет синтетические, а также аналитические счета.

Бухгалтерские расчеты с контрагентами имеют ключевую роль в деятельности любого предприятия. Именно поэтому они должны осуществляться точно в установленный срок и безошибочно. Но сложностей не избежать, если контрагент оказался неблагонадежным.

Откуда «приходят» контрагенты?

В ГК РФ не определены критерии поиска контрагентов. Но фактически существует три возможных варианта:

  • Проведение конкурса.
  • Проведение аукциона.
  • Заключение договора с единственным поставщиком.

В соответствии с ФЗ №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в конкурсе и аукционе может принимать участие большое количество претендентов на исполнение контракта. При этом конкурсом называют способ определения исполнителя (то есть подрядчика или поставщика), при котором победителем становится участник, предложивший заказчику лучшие условия исполнения контракта. Конкурсы могут быть закрытыми и открытыми, подразумевающими ограниченное участие, а также двухэтапными. Аукционом называют способ поиска контрагента, при которым победителем становится участник, предложивший наименьшую цену контракта. Аукционы классифицируют на электронные и закрытые.

Таким образом, ключевое отличие между конкурсом и аукционом заключается в критерии определения победителя: по цене или по лучшим совокупным условиям выполнения контракта.

Также существует понятие «неконкурентной закупки», подразумевающее заключение сделки с единственным поставщиком. В качестве него может выступать как физическое, так и юридическое лицо. В данном случае контрагент выбирается не на основании конкурентной процедуры, а лишь по решению заказчика. Соглашение с единственным поставщиком полностью исключает понятие конкурентности, поэтому такой вариант сотрудничества допускается лишь в случаях, определенных ст. 93 ФЗ №44.

Чаще всего заключение сделки с единственным поставщиком требуется при:

  • Заказе услуг/товаров/работ, относящихся к сфере деятельности субъектов естественных монополий.
  • Оказании услуг в сфере газо-, тепло-, водоснабжения и водоотведения.
  • Заказе услуг, требующихся для обеспечения нужд обороны страны.
  • Купле или продаже ресурсов электроэнергии и т.д.

Понятие должностной осмотрительности при выборе контрагента

В деятельности фактически любой организации может возникнуть сложная ситуация, когда налоговые органы признают совершенную сделку сомнительной, расходы — неподтвержденными, а налоговую выгоду — необоснованной. Зачастую причиной для такого развития событий становится то, что в конечном итоге контрагент оказался неблагонадежным, хотя изначально, то есть при заключении сделки, казался вполне добросовестным.

Актуальное законодательство РФ не включает требований об обязательной проверке контрагента, но на практике такая мера необходима. Руководствоваться в данном случае следует постановлением Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. №53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». В нем указаны основные положения, касающиеся «должной осмотрительности» и критериев выбора контрагента.

Выбор контрагента

В каких ситуациях требуется проверка контрагента?

Проверка контрагента становится первоочередной задачей в следующих случаях:

  • Вы впервые заключаете сделку с данным контрагентом. Проверка позволит убедиться в его благонадежности.
  • Вы знаете, что контрагент зарегистрирован недавно. Сотрудничество с «молодой» компанией — это всегда большой риск, поэтому предусмотрительность точно не будет лишней.
  • Вы знаете, что о деятельности потенциального контрагента есть негативные отзывы. Фактически в таком случае правильнее всего отказаться от партнерства, но не всегда такая возможность есть.
  • Вы планируете сотрудничать с компанией, которая работает по предоплате/с отсрочкой или рассрочкой платежа. Детальная проверка контрагента позволит минимизировать риски, связанные с несвоевременной поставкой уже оплаченных товаров, услуг или несоблюдением договорных обязательств.
  • Вы планируете заключить договор с предприятием, которое зарегистрировано в другом регионе.

«Признаки» недобросовестного контрагента

Основные «признаки», по которым можно выявить недобросовестного контрагента:

  • Компания зарегистрирована по адресу, по которому находится значительное количество фирм.
  • Организация постоянно меняет виды своей деятельности.
  • Должностные обязанности главного бухгалтера и директора исполняет один человек.
  • Предприятие имеет кредитные обязательства или крупные финансовые задолженности.
  • Государственная регистрация организации осуществляется непосредственно перед процедурой заключения сделки.

Если к потенциальному контрагенту применим хотя бы один из этих «признаков», стоит всерьез задуматься о безопасности сотрудничества с ним. Работа с непроверенными или недобросовестными контрагентами чревата:

  • Законодательными рисками. Если контрагент будет признан недобропорядочным, то налогоплательщика неминуемо ждут дополнительные налоговые обязательства, а также штрафы по налогу на прибыль, НДС и т.п. В ряде случаев компания, сотрудничающая с недобросовестным контрагентом, становится объектом выездных налоговых проверок. При обнаружении крупных нарушений возможно возбуждение административного или уголовного дела.
  • Репутационными рисками. Заключение договоров с недобросовестными контрагентами может оказать негативное влияние на имидж компании в глазах клиентов и партнеров.
  • Финансовыми рисками. С должностного лица, ответственного за заключение сделки с неблагонадежным контрагентом, могут быть взысканы убытки: причем как от «лица» самой компании, так и ее акционеров.

Проверка контрагента

Как проверить контрагента?

Наиболее эффективной становится всесторонняя и многоэтапная проверка контрагента. Сначала необходимо проанализировать первичные данные, затем — документы компании, после — изучить «неформальную» информацию о деятельности и, наконец, лично встретиться с руководством.

Первый этап — анализ первичных данных о контрагенте. Для этого следует использовать сайты официальных государственных структур:

  • Сайт ФНС РФ. С его помощью можно узнать, числится ли потенциальный контрагент в ЕГРЮЛ, когда и где он был зарегистрирован и по какому юридическому адресу. Также доступна информация об учредителях, уставном капитале, сферах деятельности, вносимых изменениях. Особое внимание следует обратить на следующие аспекты: не принято ли в отношении потенциального контрагента решения об исключении его из ЕГРЮЛ, ликвидации, реорганизации, имеются ли задолженности по обязательным платежам и иные ограничения.
  • Сайт Главного управления по вопросам миграции МВД РФ. Используя этот ресурс, можно уточнить не занесен ли паспорт ИП или руководителя контрагента в перечень недействительных паспортов РФ.
  • Сайт Федеральной службы судебных приставов. Посетив этот ресурс, можно узнать, не открыто ли по отношению к потенциальному контрагенту исполнительное производство. На сайте представлены актуальные данные об ИП и компаниях.
  • Картотека арбитражных дел на сайте Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Сайт полезен тем, что позволяет выявить, не участвует ли потенциальный контрагент в судебных разбирательствах. Если факт подтвердится, можно узнать, по какой причине проводятся судебные разбирательства.
  • Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц. Посетив этот ресурс, можно узнать, не является ли контрагент банкротом (или не находится ли на стадии признания банкротства), а также о стоимости чистых активов АО на крайнюю отчетную дату.

Второй этап — анализ пакета документов, запрошенного у потенциального контрагента. Убедиться в его добросовестности помогут следующие бумаги:

  • Копии страниц устава компании, на которых обозначено полное и сокращенное наименование фирмы, место нахождения, а также данные о компетенции органов управления предприятия.
  • Копии свидетельств о государственной регистрации юр. лица и постановке на учет в налоговом органе.
  • Справки, подтверждающие отсутствие задолженностей по обязательным налоговым платежам.
  • Бумаги, которые подтверждают полномочия лиц, ответственных за подписание договоров.
  • Копии бухгалтерской отчетности, а также копии договоров или прав собственности на офисные/производственные объекты. В соответствии с п.89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, годовая бухгалтерская отчетность предприятия является открытой для всех заинтересованных, то есть: банковских структур, инвесторов, покупателей, поставщиков, партнеров, кредиторов и проч. Таким образом, эти сведения не являются секретными и не относятся к категории коммерческой тайны.

Третий этап — изучение неформальной информации о деятельности потенциального контрагента. Целесообразно изучить сайт компании, с которой планируется сотрудничество, а также ресурсы ее партнеров, ассоциаций, в которых она состоит. В случае, если на подобных сайтах представлено минимум информации, велика вероятность того, что фирма является «однодневкой», то есть — недобросовестной.  Если возникают сомнения, стоит изучить отзывы в Интернете или наладить контакт с партнерами потенциального контрагента, чтобы выяснить достоверную и актуальную информацию.

Четвертый этап — личная встреча с руководством контрагента. Правильнее всего провести ее еще до принятия решения о сотрудничестве и, соответственно, до заключения сделки или подписания контракта, договора. Это даст возможность убедиться, что заявленный в документах руководитель фирмы фактически является таковым. Есть и второй важный аспект — сделки или договора, заключенные заочно, вызывают у налоговых органов подозрения.

Всесторонняя и объективная оценка добросовестности потенциального контрагента позволяет снизить возможные законодательные, репутационные и финансовые риски. Проверка должна быть комплексной и тщательной, но эта мера необходима. На кону — не только репутация вашей компании, но и финансовые средства. Именно поэтому налоговые органы всегда предупреждают, что ответственность за выбор контрагента всегда лежит на компании. В первую очередь, именно она заинтересована в объективной оценке рисков и налоговых последствий, которые могут наступить вследствие работы с сомнительными контрагентами.

Дополнительные требования к контрагентам

Выявив добросовестность и благонадежность контрагента, не следует пренебрегать дополнительными мерами безопасности. Перед подписанием договоров и заключением сделок обязательно нужно обратить внимание на следующие аспекты:

  • Не истек ли срок полномочий представителя контрагента. Эта информация указывается в уставе компании или в доверенности.
  • Не ограничены ли уставом организации полномочия директора, связанные с заключением сделок, сумма которых превосходит определенное значение.
  • Не является ли заключаемая сделка объективно крупной для вашего контрагента (не соответствующей «масштабам» компании).
← К списку статей