Выступая в мае на Петербургском международном экономическом форуме, глава Министерства труда и социальной защиты заявил о том, что Россия перейдет на электронные трудовые книжки. Базой для заполнения документов станут данные о трудовом стаже, которые есть в Пенсионном фонде РФ. Работник сам сможет выбрать, какой вариант использовать – бумажную или электронную трудовую книжку. В то же время в будущем Минтруд планирует полностью отказаться от бумажного формата. Ожидается, что поэтапный переход к электронной форме в этой области кадрового учета стартует в 2019 году.
Трудовая книжка является официальным документом, в котором отражается вся необходимая информация о работнике, история его переходов с одной должности на другую, из компании в компанию. Ведение кадрового делопроизводства, в том числе заполнение и хранение бланков, осуществляется в соответствие с законодательством.
Уже несколько лет в России говорят о том, чтобы перевести трудовые книжки в электронный формат. Планируется, что электронная трудовая книжка будет выглядеть как файл, который хранится в единой национальной базе персонифицированного учета. Такой документ позволит добиться интеграции с Пенсионным фондом, Министерством социального развития и другими государственными ведомствами. Кадровый учет будет осуществляться при помощи специализированной базы данных, что упростит навигацию и поиск нужных данных о сотрудниках. Кроме того, электронная трудовая книжка обеспечит безопасность сведений от несанкционированного доступа или утраты. Бумажный документ может прийти в негодность, и вы лишитесь важных данных о трудовом стаже, с электронным документом такая проблема исключена.
И в электронной, и в бумажной трудовой книжке работающего гражданина России будет по-прежнему содержаться обязательная информация:
- Образование;
- Стаж работы;
- Должность и место работы;
- Основание переводов и прекращения трудовых договоров.
Преимущества использования электронной трудовой книжки:
- Документ легко восстанавливается;
- Утрата важных данных из базы почти невозможна;
- Документ послужит защитой сотрудников от руководителей компаний, которые уклоняются от совершения отчислений в Пенсионный фонд.
- Ведение кадров становится более простым, систематизированным и оперативным, снижается вероятность появления ошибок и описок;
- Исчезает смысл подделывать бланки;
- При увольнении сотрудника не возникает проблем с возвратом документа.
Стоит отметить, что для большинства представителей бизнеса перевод трудовой книжки в электронный вид будет более удобным за счет более высокой точности заполнения данных. Кроме того, будет проще поручить ведение кадрового делопроизводства аутсорсинговой компании.
Есть у нововведения, предложенного Минтрудом, и свои минусы, из-за которых закон до сих пор не принят:
- Нужно, чтобы база данных была надежно защищена, что требует значительных расходов на разработку системы от государства.
- Чтобы система успешно функционировала, потребуется перенести в базу все сведения с бумажных носителей;
- Если произойдет сбой системы, все данные могут быть утеряны;
- В районах, где отсутствует Интернет, переход на электронный кадровый учет невозможен.
Несмотря на то, что переход на электронные книжки откладывается последние несколько лет, велика вероятность того, что в следующем году, этот процесс наконец начнется, ведь в упрощении и автоматизации ведения кадрового делопроизводства заинтересованы и государственные ведомства, и работодатели, и персонал.