В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными документами: товарными накладными, справками, приходными и расходными ордерами, актами выполненных работ. На их основании осуществляется ведение бухучета.
Предприятия и организации имеют право вести электронный документооборот, используя самостоятельно разработанные формы первичных документов. Однако для того, чтобы упростить ведение бухгалтерского и налогового учета, ФНС были утверждены форматы документов, которые используются наиболее часто для оформления различных операций по передач товаров, услуг, работ и др.
Российское законодательство (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») позволяет вести первичный учет в электронном виде и подписывать документы, используя электронную подпись. Электронные документы имеют такую же юридическую силу как и бумажные, а значит могут использоваться для подтверждения хозяйственно-экономической деятельности компании и служить базой для расчета налогов. Если документ составлен правильно, его не нужно дублировать в бумажном виде.
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регламентирует порядок работы с электронными документами. Это постановление содержит правила применения электронной цифровой подписи в электронном документе и описывает требования, которые позволяют использовать электронную подпись вместо личной подписи на документе, оформленном на бумажном бланке.
Как же нужно оформлять электронный документ, чтобы он имел законную силу? Все первичные документы должны иметь унифицированную форму или же содержать ряд обязательных реквизитов, включая электронную подпись лиц, которые отвечают за совершение той или иной сделки или операции. При этом не допускается ситуация, когда один контрагент использует электронный документооборот, а другой – бумажный. На электронном документе может стоять только электронная подпись, нельзя его распечатать и подписать от руки. Это нарушение Закона об электронной подписи. Итак, если все ваши контрагенты осуществляют ведение бухучета в бумажном виде, то и вам придется оформлять документы в том же формате. Таким образом на практике не всегда возможно вести первичный учет в электронном виде, хотя законодательство это и допускает.
Одним из преимуществ электронного документооборота является то, что значительно сокращается объем бумажной документации, который в любой компании растет с каждым днем, особенно если говорить о первичке. В электронные документы намного легче внести изменения, если это требуется. Кроме того, отчетность в электронном виде сейчас передается в налоговые органы, что тоже упрощает работу и бухгалтеров, и ФНС.
Еще один важный момент – сроки хранения документов, утвержденные законодательством. Разумеется, найти место для всех бумаг, особенно для первички, может быть весьма непросто. При электронном документообороте такой проблемы не возникает, однако нужно позаботиться о том, чтобы вся отчетность была надежно защищена от доступа сторонних лиц и была возможность восстановить информацию, то есть имелись резервные копии на жестком диске и съемном носителе.
Добавим, что если на вашем предприятии бухгалтерия отдана на аутсорсинг, то упрощается процесс передачи информации и составления отчетности. Компании, которые осуществляют бухгалтерское обслуживание, как правило, используют именно электронный документооборот для удобства обеих сторон: исполнителя услуги и заказчика.
Более подробную информацию о ведении электронного документооборота вы можете узнать у наших специалистов по телефонам +7 (495) 923-66-72, +7 (495) 923-66-73