Полномочия руководителя предприятия (директора) сохраняются на все время с того момента, как он был назначен на должность и до момента прекращения должностных обязанностей. Фактическое нахождение на рабочем месте при этом не имеет значения. Об этом сказано в постановлении Президиума ВАС России №6164/98 от 09.02.1999. Согласно ему, директор может ставить подпись на документах и распоряжаться, физически не присутствуя на рабочем месте.
При этом следует выделять текущую документацию компании, которая не влечет за собой действия внешних организаций. К таким документам относятся различные распоряжения по компании (распорядок, правила поведения или ведения дел), а также прием на работу сотрудников.
В то же время финансовые документы или иные, влекущие вмешательство внешних организаций (чаще всего налоговых органов) требуют предварительного официально оформленного выхода директора на работу. Это также относится к оформлению увольнения сотрудников, направления их в командировку или на стажировку, курсы, премирования.
Как считают инспекторы по труду, такие моменты могут повлечь за собой споры, необходимость урегулирования конфликтов, срочное решение каких-либо организационных вопросов, то есть присутствие директора на рабочем месте необходимо.
Чтобы не возникло проблем, следует приказом оформить доверенность на работника компании, который будет замещать директора на время его больничного или отпуска. Такой приказ оформляется вне зависимости от того, есть ли в трудовом договоре директора и его должностной инструкции пункты о необходимости замещения. Оформить такой приказ достаточно однажды, если замещающий сотрудник остается работником компании.
Требования к оформлению приказа на замещение директора
Данный документ оформляется при наличии в уставе организации возможности делегирования полномочий директора на время его физического отсутствия на рабочем месте. Форма приказа может быть произвольной.
Если в уставе предприятия и должностных инструкциях работника нет четких указаний на то, как и в каком объеме заместитель должен временно исполнять обязанности директора, в приказе следует отразить:
- Список обязанностей заместителя, при необходимости с пояснениями.
- Размер доплаты к окладу в виде фиксированной суммы либо в процентах от оклада.
Законодательной основой приказа станет:
- Дополнение к трудовому договору с работником компании, если в самом тексте договора, должностной инструкции этого сотрудника нет указаний на возможность выполнения роли заместителя директора.
- Если в трудовом договоре (должностных инструкциях) работника указано, что он может/должен замещать директора при необходимости, основой для приказа станет этот документ.